İçeriğe geç
Tüm hizmetler

Doküman Yönetim Sistemleri

Doküman yönetim sistemi (DYS), bir işletmenin tüm sözleşme, fatura ve kayıtlarını sakladığı, aradığı ve erişimini denetlediği; rol bazlı yetkiler, sürüm geçmişi ve eksiksiz denetim izi bulunan tek ve güvenli bir yerdir.

İmzalı sözleşme iki ayrı ortak sürücüde ve birinin e-postasında üç farklı sürüm halinde duruyor. Geçen yılın faturasını bulmak yirmi dakika ve bir telefon görüşmesi sürüyor. Herkes her şeyi açabiliyor, kimin neyi değiştirdiğini kimse bilmiyor ve tek yedek, dosyanın bulunduğu dizüstü bilgisayar.

Doküman yönetim sistemlerini, kurumunuzun dosyalama biçimine göre kuruyoruz. Belgeler, taranmış PDF'lerin ve görsellerin içine OCR ile ulaşan tam metin aramaya sahip tek bir depoya giriyor; böylece bir sözleşmeyi dosya adını hatırlayarak değil, içindeki bir maddeyle bulabiliyorsunuz. Yetkiler rol ve klasör bazında işliyor: finans finansı, insan kaynakları insan kaynaklarını görüyor. Her açma, düzenleme, indirme ve paylaşma kaydediliyor, her sürüm saklanıp geri getirilebiliyor ve saklama kuralları belgeleri otomatik olarak arşivleyebiliyor. Yedekler kimsenin hatırlamasına gerek kalmadan alınıyor.

Ne alıyorsunuz

  • Halihazırda dosyalama biçiminize uygun klasör yapısına sahip tek depo
  • OCR ile taranmış belgelerde ve görsellerde tam metin arama — dosya adında değil, içinde arayın
  • Rol ve klasör düzeyinde, gerektiğinde tek belgeye kadar inen yetkilendirme
  • Geri getirmeli tam sürüm geçmişi; hiçbir şey gerçekten üzerine yazılmaz
  • Her görüntüleme, düzenleme, indirme ve paylaşmanın denetim izi; uyum için dışa aktarılabilir
  • Otomatik uygulanan saklama ve arşivleme kuralları
  • Sözleşme ve faturalar için onay ve imza yönlendirmesi
  • Otomatik şifreli yedekleme ve test edilmiş bir geri yükleme prosedürü
  • Mevcut ortak sürücünüzün göçü, yinelenen dosyaların temizlenmesi dahil

Kimler için

Sözleşmeye, mali veya mevzuata dayalı evrakını istendiğinde ortaya koyabilmesi gereken kurumlar — hukuk büroları, klinikler, müteahhitler, lojistik, finans ekipleri, okullar ve denetime giren her şirket.

Bu hizmetle ilgili sorular

Doküman yönetim sistemi nedir?

Doküman yönetim sistemi, bir kurumun tüm belgelerini tek ve denetimli bir yerde saklayan; dosyaların içine bakan arama, kimin neyi göreceğini belirleyen yetkiler, sürüm geçmişi ve her belge üzerindeki her işlemin kaydını tutan yazılımdır. Dağınık ortak sürücülerin ve e-posta eklerinin yerini alır.

Google Drive veya SharePoint'ten farkı ne?

Ortak sürücü dosyaları saklar; DYS onları denetler. Fark yaratan noktalar taranmış belgelerde OCR araması, zorunlu sürüm kontrolü, denetçiye verebileceğiniz belge bazlı denetim izleri, saklama kuralları ve onay yönlendirmesidir. Drive veya SharePoint altta depolama katmanı olabilir; ancak tek başlarına bunları sağlamazlar.

Taranmış kâğıt belgelerin içinde arama yapabiliyor mu?

Evet. Taranmış PDF ve görseller yüklenirken OCR'dan geçiriliyor ve metinleri aranabilir hale geliyor. On yıllık taranmış bir sözleşmeyi, birinin dosyaya ne ad verdiğini hatırlayarak değil, içindeki bir ifadeyle bulabilirsiniz.

Mevcut ortak sürücümüzü içine taşıyabilir miyiz?

Evet — göç işin bir parçası. Mevcut yapınızı aktarıyor, eski arşivi OCR'dan geçirerek aranabilir hale getiriyor ve kaçınılmaz olarak birikmiş yinelenen kopyaları temizliyoruz. Boş bir sistemle başlamıyorsunuz.

Veriler nerede saklanıyor?

Kurallarınız nereyi gerektiriyorsa: kendi sunucularınızda, seçtiğiniz bir bulut bölgesinde ya da veri yerelliği sizin için geçerliyse belirli bir ülkede. Bunu göçten önce belirliyoruz, çünkü sonradan taşımak pahalıya mal olur.

İlgili hizmetler

Aklınızda bir proje mi var — ya da sadece çözülmesi gereken bir problem?

Anlatın. Satış konuşmasıyla değil, sonraki adımlarla dönelim.

İletişime geçin